OA辦公自動化
2012-03-28 瀏覽:9386次
辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。
在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展，人們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網（Intranet），從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。
辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發揮作用。
辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現實。
辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。
辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。
辦公自動化就是用信息技術把辦公過程電子化、數字化，就是要創造一個集成的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。
具體來說，主要實現下面七個方面的功能：
(一)建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。
(二)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
(三)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。
(四)實現文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。
(五)輔助辦公。牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
(六)信息集成。每一個單位，都存在大量的業務系統，如進銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
(七)實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：
(一)起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。
(二)已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。
(三)已經建立了自己的Intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。
(四)已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。
辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析:第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業，由于企業Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。
適合使用的情境
那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：
(1)信息化尚未入門的企業
由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。
(2)信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業
信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。
(3)缺少信息化資金準備的企業
信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。
(4)已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業
辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。
目前辦公自動化系統較成熟的模式是客戶/服務器方式，而新一代的辦公自動化系統則應是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能適應目前及未來的要求。Internet/Intranet方式的辦公自動化系統是基于WEB的辦公自動化系統，其運作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務器下載WEB方式的辦公自動化應用程序后再動行。這種方式的系統具有下列的好處：
(1) 對客戶端機器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎上運行新的應用系統，保護現有投資。
(2)基于WEB的辦公自動化系統只需在服務器上作配置和維護，大大降低了用戶用于軟件系統維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施。
(3)基于WEB的辦公自動化系統通過瀏覽器這個簡單易用統一的界面來訪問，其界面相當友好，操作十分簡單，易學易用，用戶易于接受，從而節省用戶的培訓時間和費用。這對減少實施辦公自動化的阻力來說，有相當重要的意義。
(4 )系統安全、可靠、可擴展。
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